Obwohl heute überwiegend digital kommuniziert wird, kommt dieses prähistorische Relikt noch häufig zum Einsatz: der analoge Geschäftsbrief. Ob mit Behörden, als Angebotsschreiben, Rechnung oder Danksagung bei Geschäftspartnern und bestehenden Kunden oder als Werbebrief an potenzielle Kunden – der Geschäftsbrief ist damit ein Aushängeschild eines Unternehmens und sollte professionell aufgebaut, verfasst und gestaltet werden.
Wie du einen ansprechenden und vertrauenserweckenden Geschäftsbrief erstellst und was dabei zu beachten ist, erfährst du hier.
Briefe nach DIN-Norm
In Deutschland gibt es festgelegte Formalitäten bzw. Empfehlungen für ein einheitliches Erscheinungsbild von Geschäftsbriefen. So gilt die sogenannte DIN-Norm 5008. Hinsichtlich der Struktur gibt es die Auswahlmöglichkeit für zwei Formen A und B, welche sich ausschließlich in der Platzierung des Adressbereichs unterscheiden. Empfehlenswert ist, die Vorlage mit den detaillierten Abmessungen als PNG-Datei herunterzuladen und über den finalen Brief zu legen, um zu kontrollieren, ob alle Elemente an der richtigen Stelle liegen.
- Nutze die für die Geschäftskorrespondenz gängige Form B und baue den Brief in Microsoft Word auf. Briefe entsprechen dem DIN-A4-Hochformat, mit den Maßen 210 mm x 297 mm. Erstelle ein neues Dokument mit dem voreingestellten Layout, also normale Seitenränder-Einstellung. Der Zeilenabstand ist „Einfach“.
- Die ersten 4 Zeilen sind die Zusatz- und Vermerkzone. Lass diese frei und setze 4 Leerzeilen.
- Der Adressbereich folgt erst danach, um sicherzustellen, dass dieser später im Fenster eines Briefumschlags zu sehen ist. In Zeile 5 ist der in ggf. verkürzter Form dargestellte Absender in Schriftgröße 8 pt platziert.
- Als Nächstes folgt die Anschrift in der Reihenfolge: Firmen- bzw. Geschäftsbezeichnung, Ansprechperson, Straße und Hausnummer, Postleitszahl und Ort. Diese darf nicht mehr als 6 Zeilen einnehmen.
- Bis zum Betreff sind weitere 4 Leerzeichen einzufügen. Der Bereich rechts davon kann Angaben zum bisherigen Schriftverkehr und ein Anschriftfeld enthalten, z.B. Diktatzeichen, Namen der Sachbearbeitung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie das Datum. Das Datum wird numerisch z.B. 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch z.B. 7. Juni 2006 geschrieben.
- An der Fluchtlinie entsprechend der Vorlage beginnt der Betreff als stichwortartige Inhaltsangabe. Dieser beschreibt das Anliegen des Briefs und enthält gegebenenfalls Vorgangs- oder Angebotsnummern, um es für den Adressaten sofort zuordnungsbar zu machen. Der Betreff sollte prägnant, klar und aussagekräftig sein. Mache mäglichst keinen Zweizeiler daraus. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Nicht unterstreichen – diese Formatierung ist nur Hyperlinks vorenthalten. Achtung: Das Wort Betreff wird selbst nicht geschrieben. Das ist ein häufiger Fehler, der sich beim Erstellen der Briefe einschleicht. Unter dem Betreff bleiben 2 Zeilen frei.
- Nun folgt die Anrede. „Sehr geehrter Herr oder Frau XYZ“ oder auch persönlicher mit Liebe XYZ, Guten Tag XYZ. Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom folgenden Text abgesetzt.
- Dann wird der Text in einer freundlichen und authentischen Tonalität eingefügt. Je nach Rahmenbedingungen, wie das Unternehmen als Adressat selbst nach innen und außen kommuniziert oder wie die Beziehung zu den jeweiligen Ansprechpersonen ist, wird gesiezt oder gedutzt. „Sie“ wird immer großgeschrieben. Bei Briefen ist es derzeit noch gängig, dass „Du“ ebenfalls groß zu schreiben. Vermeide abgedroschene Phrasen, 08/15-Formulierungen und komplizierte Fachsprache.
- Stelle dir für den Inhalt die Fragen:
- Wer ist der Adressat? Was interessiert und beschäftigt ihn?
- Was will ich mit meinem Brief bewirken?
- Welche Kerninformationen muss ich dazu übermitteln?
- Bei einem Werbebrief sollte der erste Abschnitt Aufmerksamkeit wecken, um die Rezipienten zum Weiterlesen zu animieren. Dazu kann z.B. mittels Storytelling ein Problem aufgegriffen werden, für das euer Produkt oder eure Dienstleistung eine Lösung darstellt.
- Jeder Werbebrief sollte mit einer klaren Handlungsaufforderung (Call-to-Action) oder dem Angebot für Rückfragen enden.
- Die Grußformel beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. Darunter werden Firmenname, dein Name bzw. der Name des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin genannt. Mit einer Leerzeile Abstand, sofern noch Dokumente beifügen werden, wird ein Anlagenvermerk ergänzt. Eine persönliche oder mindestens handschriftlich gedruckte Unterschrift ist zu empfehlen.
- Ganz am Ende, in der Fußzeile im unteren Bereich des Briefbogens, werden die Geschäftsdaten angegeben: Firmenname, Adresse, Namen der Geschäftsführer:innen, Bankverbindung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten. Eine Einteilung in Blöcke ist besonders übersichtlich.
Briefe sollten in deinem Corporate Design gestaltet sein, um dich klar im Wettbewerb abzugrenzen und über alle Kommunikationskanäle hinweg einen Wiedererkennungswert zu besitzen. Dabei werden Briefbögen professionell gestaltet und vorgedruckt. So stellt man sicher, dass das Logo sowie andere Grafikelemente immer einheitlich platziert sind. Individuelle Angaben werden dann vom Unternehmen mit einem eigenen Drucker zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt. Die Briefbögen sollten dabei für einen Laser- und Tintenstrahldrucker geeignet sein. Der am meisten genutzte Bogen für Geschäftsbriefe ist Offset-Papier mit einer Stärke von 90 g/qm. Für den Briefumschlag ist ein DIN-lang-Kuvert mit Fenster die optimale Wahl.
Briefe richtig falten
Zur korrekten Faltung des Briefblatts gibt es verschiedene Videoanleitungen im Internet, z.B. folgende Anleitung von „Empfehlungsfuchs“: